Der ist ein Mulit-User-Multi-Client-System. Das bedeutet, das System kann die Buchhaltung mehrerer Unternehmen (Clients oder Klienten) verwalten, auf die verschiedene Benutzer zugreifen können. z.B. ein Unternehmer macht die Buchhaltung für seine Firma und für sich als Einzelunternehmer, benötigt also 2 „Klienten“; oder ein Buchhalter macht für verschiedene Kunden die Buchhaltung und legt seine Kunden als Klienten mit seinem Zugang an.
Um mit dem arbeiten zu können, benötigen Sie zuerst einen Zugang.
Neuen Zugang Erstellen
Klicken Sie in der Navigationsleiste (links) des Hauptbildschirms des s auf Neuer Zugang. Ist dieser nicht vorhanden, kann es sein, dass Sie bereits eingeloggt sind. In diesem Fall müssen Sie Sich zuerst abmelden.
Bitte geben Sie Ihren Namen, Ihre eMail-Adresse und ein Passwort ein.
Die eMail-Adresse wird Ihr Benutzername. Sollten Sie einmal Ihr Passwort vergessen, kann das System ein neues Passwort erstellen und Ihnen an diese eMail-Adresse senden. Verwenden Sie daher bitte eine gültige eMail-Adresse.
Sobald Sie einen Zugang besitzen, können Sie entweder, einen (oder mehrere) Klienten anlegen, oder der Besitzer eines schon bestehenden Klienten kann, sie für diesen freischalten.
Neuen Klienten Erstellen
Loggen Sie Sich ein. Klicken Sie in der Navigationsleiste (links) auf zuerst auf Einstellungen und danach auf Klient. Wenn Sie noch keinen Zugang haben, erstellen Sie bitte zuerst einen neuen Zugang.
Bitte geben Sie nun einfach den Namen des Klienten ein und klicken Sie auf Absenden.
Sollten Sie jedoch Zugang zu einem schon bestehenden Klienten benötigen, bitten Sie bitte dessen Besitzer, Sie dafür freizuschalten.
Neuen Benutzer Freischalten
Wählen Sie in der Navigationsleiste (links) unter Einstellungen den gewünschten Klienten.
Geben Sie die eMail-Adresse ein, mit der sich der Benutzer im System registriert hat. Gibt es für diese eMail-Adresse noch keinen Zugang, können natürlich auch Sie den Zugang erstellen, dann freischalten, und die Login-Daten weitergeben.
Natürlich können Sie auch jederzeit Benutzer von der Zugangsliste wieder entfernen.
Benutzer Entfernen
Wählen Sie in der Navigationsleiste (links) unter Einstellungen den gewünschten Klienten.
Wählen Sie die eMail-Adresse des Benutzers aus, dem Sie den Zugriff auf Ihren Klienten entziehen möchten. Klicken Sie auf Entfernen. Der Benutzer hat nun keinen Zugriff mehr auf die Daten Ihres Klienten.
System-Einstellungen
Wählen Sie – wenn Sie als Administrator eingeloggt sind – in der Navigationsleiste (links) unter Einstellungen und System.
Geben Sie unter Mail-Server und Mail-Server-Port die Daten Ihres Mail-Servers ein. Mail-Absender gibt an, welche eMail-Adresse der Server als Absender verwenden soll.
Wenn Sie die Klientendaten in einer eigenen Datenbank ablegen möchten, definieren Sie diese unter Klienten-Datenbank im Format driver://user:password@server/database. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie die ursprüngliche Datenbank verwenden möchten. Achtung: Diese Einstellung wirkt sich nur auf zukünftige, noch nicht erstellte Klienten aus.
Benutzer-Einstellungen
Wählen Sie in der Navigationsleiste (links) unter Einstellungen und Benutzer.
Achtung: Geben Sie bitte eine gültige eMail-Adresse. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen, wird an diese Adresse ein neues Passwort geschickt.
Zeilen pro Seite gibt an, wie viele Zeilen auf einer Seite mit Tabellen angezeigt werden sollen.
Die Sprache gibt an, in welcher Sprache der angezeigt werden soll.
Klienten-Einstellungen
Wählen Sie in der Navigationsleiste (links) unter Einstellungen und den gewünschten Klienten.
Wählen Sie das Datumsformat, das Sie zur Eingabe und Ausgabe Ihrer Daten verwenden möchten. Zur Verfügung stehen DD.MM.YYYY (z.B. 30.04.2007) und YYYY-MM-DD (z.B. 2007-04-30).
Unter Konten, Eingangskategorien und Ausgangskategorien können Sie Kategorien für Zahlungsart, Eingangs- und Ausgangsspesenverteiler definieren. Trennen Sie dabei einzelne Kategorien mit einem Komma (,). Achtung: Sollten Sie einer Kategorie Belege zugeordnet haben, und entfernen diese Kategorie in den Einstellungen, bleibt diese erhalten, bis Sie alle zugeordneten Belege entsprechend geändert haben.
Unter MWSt-Sätze können Sie Ihre Steuersätze definieren. Wird ein numerischer Wert angegeben, wird dieser zur automatischen Berechnung der Netto- und Steuerbeträge verwendet. Als Trennzeichen dient ebenfalls ein Komma (,). Für nicht ganzzahlige Werte verwenden Sie dafür bitte einen Punkt (.) z.B. für die Schweiz 7.6,3.6,2.4,0,x. Achtung: Zugewiesene Steuersätze bleiben bei Löschung erhalten, bis alle entsprechenden Belege geändert wurden.
Das im System verwendete Zahlenformat wird über Dezimalstellen und Kommazeichen festgelegt. Achtung: Sollten Sie die Anzahl der Dezimalstellen ändern, nachdem bereits Buchungen durchgeführt wurden, kann es zu Rundungsfehlern kommen. z.B. ergibt die ursprüngliche Eingabe von 100,00 brutto, 8,33 netto bei Nachträglicher Änderung auf drei Nachkommastellen: 100,000 brutto, 8,330 netto. Richtig wäre bei 20 % Mehrwertsteuer jedoch entweder 100,000 brutto, 8,333 netto bzw. 9,996 brutto, 8,330 netto.
Der Kilometersatz ist der Standardwert zur Berechnung von Kilometergeld in der Reisekostenabrechnung. Dieser kann für jede Reise individuell verändert werden. Achtung: Die Eingabe erfolgt mit einem Punkt als Trennzeichen!